Wie oft finden in Unternehmen Meetings statt, die ineffizient sind. Listet man die häufigsten Zeiträuber auf, mit denen man in seinem Beruf zu kämpfen hat, landet das Thema „Business Meetings“ in den Top Five. Klassische, unmoderierte Business Meetings halten von der eigenen Arbeit ab, haben oft keinen hohen Informationswert und bieten Selbstdarstellern eine Bühne, bei er man dann ungewollt beteiligt ist.
Das muß nicht so sein, wenn man die folgenden fünf Regeln beachtet:
Regel Nr. 1: Person mit Zeitverantwortung bestimmen
Wann immer ein Meeting anberaumt wird, das länger als 30 min dauert, sollte jemand aus dem Kreis der Teilnehmer bestimmt werden, der die Meeting-Moderation übernimmt. Im Vorfeld. Ausgestattet mit der Erlaubnis, dieses Meeting zielführend zu steuern.
Regel Nr. 2: Regeln für das Miteinander festlegen
Kein Business Meeting ohne klare Regel zum Umgang miteinander. Zu Beginn stellt der Moderator die Regeln für das Treffen dar. Kurz und knapp. Zunächst sollte geklärt werden, ob die Handys auf lautlos geschaltet werden können und wer unbedingt erreichbar sein muss. Anmerkung: ein Meeting sollte idealerweise störungsfrei verlaufen, um effizient sein. Daher am Besten die Vereinbarung treffen, alle Handys auf lautlos zu stellen. Danach werden die Regel für ein Miteinander kurz aufgeführt.
Am Besten mit der Einleitung „…überall da, wo mehr als drei Personen zusammenkommen, hat es sich bewährt, Regeln fürs Miteinander zu definieren. Dazu gehören der Umgang mit dem Handy sowie ein wertschätzender Umgang miteinander. Das bedeutet „zuhören“ , „ausreden lassen“ und „keine Nebengespräche“. Wollen wir so vorgehen? Kopf nicken heisst JA. Und für den Fall, das wir diese Regeln mal aus den Augen verlieren, habe ich als Moderator dann Ihre Erlaubnis, Sie an diese Regeln zu erinnern? Kopf nicken heisst Ja.“
Wenn die Teilnehmer des Meetings zweimal genickt haben, hat der Moderator die Steuerung übernommen. Erst dann hat er das „Go“ der Teilnehmer für seine Rolle.
Regel Nr. 3: Erinnerung an den Zeitrahmen & Zwischenergebnisse
Der Moderator hat die Zeitverantwortung für das Meeting. Er legt zu Beginn den Zeitrahmen fest und sorgt dafür, dass dieser auch eingehalten wird. Dazu darf er zwischendurch einwerfen „…mit Blick auf die noch verbleibende Zeit schlage ich vor, wir kommen zum Punkt und halten fest, was wir aus dieser Diskussion mitnehmen wollen..“
Regel Nr. 4: Effizienz-Focus beachten, Ergebnisse im Blick haben
Der Moderator hat die Ergebnisverantwortung für das Meeting. Nicht konkret inhaltlich, aber generell. Dazu empfehle ich, ein Flipchart mit dem Titel „Ideen- und Massnahmenspeicher“ vorzubereiten. Darin wird das WAS, das WER und auch das „BIS WANN“ eingetragen. Der Moderator kann jederzeit in die Runde fragen, was er , zum Beispiel nach einer längeren oder auch kontroversen Diskussion, auf diesem Flipchart festhalten soll. Wichtig ist dabei, daß er das nicht eigenmächtig und ungefragt macht, da er sonst seine neutrale Haltung als Moderator verliert.
Regel Nr. 5: Gruppenprozesse steuern
Der Moderator hat die Prozess-Verantwortung für das Meeting. Er muss gruppendynamische Prozesse steuern und lenken. Dazu gehört es, Selbstdarstellern, die zum xten Mal das Gleiche sagen, nur mit anderen Worten, ohne inhaltlichen Mehrwert, klar, bestimmt und ohne einen aggressiven Unterton in die Schranken weisen. Allen sollte dabei klar sein, daß dieses Business Meeting keine Spielwiese für subtile Ego- und Machtspielchen ist, weil ein souveräner Moderator dafür sorgt, daß es ergebnis- und zielorientiert gesteuert wird.
Werden diese fünf Regeln beachtet, steht der Effektivität eines Business Meeting nicht mehr viel im Wege – es sei denn, derjenige, der zu diesem Treffen eingeladen hat, hat den Anlass bereits unbewusst als persönlichen „Ego-Auftritt“ entschieden.
